1. Tiêu đề

Dòng tiêu đề trong mỗi email rất quan trọng. Bạn cần tóm tắt một cách ngắn gọn và rõ ràng nội dung chính của email. Ví dụ: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers (Bản tóm tắt cuộc họp với nhà cung cấp ABC).

2. Rút gọn câu

Đừng khiến email trở nên quá tải bởi những thuật ngữ đầy tính kỹ thuật hoặc cụm từ dài. Bạn có thể sử dụng câu ghép nhưng hãy đảm bảo không gây khó hiểu cho người đọc. Một lỗi thường gặp của người học tiếng Anh là cố gắng dịch từng chữ từ ngôn ngữ mẹ đẻ, khiến ngữ pháp và cách dùng từ không chuẩn. Nguyên tắc phổ biến mà bạn có thể áp dụng gói gọn trong từ KISS - Keep It Short and Simple (giữ câu ngắn và đơn giản).

Viết email là kỹ năng quan trọng trong công việc. Ảnh: Shutterstock

3. Nghĩ về đối tượng nhận email

Người nhận là đồng nghiệp, khách hàng hay sếp của bạn? Đây là email trang trọng hay thân mật? Hầu hết email công việc hiện nay đều có giọng điệu trung tính. Hãy lưu ý một số khác biệt giữa hai cách diễn đạt.

a. Cảm ơn vì đã gửi email cho tôi vào ngày 15 tháng 2.

- Thân mật: Thanks for emailing me on 15th February.

- Trang trọng: Thank you for your email dated 15th February.

b. Xin lỗi, tôi không thể làm được.

- Thân mật: Sorry, I can’t make it.

- Trang trọng: I am afraid I will not be able to attend.

c. Đưa ra đề nghị:

- Thân mật: Can you...?

- Trang trọng: I was wondering if you could...

Một số email gửi đồng nghiệp có thể được viết dưới dạng thân mật do bạn đã làm việc với họ trong thời gian dài và biết rõ nhau. Trong trường hợp này, bạn có thể dùng các cụm từ quen thuộc trong đối thoại hàng ngày như "Don't forget" (đừng quên), "Catch you later" (gặp lại sau), "Cheers" (hoan hô). Người nhận cũng dễ dàng chấp nhận hoặc bỏ qua lỗi ngữ pháp nhỏ trong email dạng này.

Tuy nhiên, trong email gửi khách hàng hoặc đồng nghiệp cấp cao hơn, dùng sai ngữ pháp hay nói chuyện theo phong cách suồng sã sẽ khó được chấp nhận.

4. Soát lỗi viết hoa, chính tả và ngữ pháp cơ bản

Viết email cũng chính là cách bạn thể hiện hình ảnh trong công việc. Do đó, hãy dành thời gian để chỉnh sửa nội dung kỹ lưỡng trước khi nhấn nút gửi.

5. Suy nghĩ về cách diễn đạt trực tiếp hay gián tiếp

Một số nơi thường có văn hóa truyền đạt trực tiếp trong thư tín điện tử. Tuy nhiên, điều này có thể gây rắc rối khi bạn viết cho ai đó ở quốc gia khác bằng ngôn ngữ không phải tiếng mẹ đẻ. Họ có thể đánh giá sự thẳng thắn của bạn là thô lỗ hay xúc phạm. Hãy cân nhắc các cách diễn đạt dưới đây.

a. Tôi cần cái này trong nửa tiếng.

- Trực tiếp: I need this in half an hour.

- Gián tiếp và lịch sự: Would it be possible to have this in half an hour?

b. Có lẽ sẽ hơi chậm trễ.

- Trực tiếp: There will be a delay.

- Gián tiếp: I'm afraid there may be a slight delay.

c. Đó là ý kiến tồi.

- Trực tiếp: It's a bad idea.

- Gián tiếp: To be honest, I'm not sure if that would be a good idea.

Bằng cách điều chỉnh giọng điệu, bạn có khả năng nhận được phản hồi tốt từ người đọc.

6. Từ ngữ tích cực

Hãy nhìn vào những từ sau: helpful/ useful (hữu ích), good question (câu hỏi hay), agreed (chấp nhận, nhất trí), together (cùng nhau), I will do my best (Tôi sẽ cố hết sức), mutual (tương hỗ, lẫn nhau), opportunity (cơ hội).

Và một số từ thuộc nhóm khác: busy (bận rộn), crisis (khủng hoảng), failure(thất bại), forget it (quên đi), I can't (Tôi không thể), it's impossible (điều đó là bất khả thi), waste (lãng phí), hard (khó khăn).

Bạn sẽ nhận ra năng lượng tích cực và tiêu cực từ hai nhóm trên. Từ ngữ bạn sử dụng thể hiện thái độ đối với cuộc sống, do đó hãy lựa chọn một cách thông minh.

7. Tham khảo ý kiến

Hãy thử nhờ giáo viên tiếng Anh hoặc ai đó có trình độ tiếng Anh tốt đưa ra phản hồi về một email mà bạn viết. Đồng thời, khi nhận được bất kỳ email nào, bạn có thể tận dụng như một nguồn học tập để cải thiện tiếng Anh. Hãy bắt đầu tạo từ điển cho riêng mình bằng cách thu thập cụm từ mà bạn nghe và đọc được từ xung quanh. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn diễn đạt ý tương tự trong tương lai.

Nguồn: vnexpress.com