Quy tắc viết email Tiếng Anh trong công việc

CÁCH VIẾT EMAIL CÔNG VIỆC

Bởi Email công việc đòi hỏi sử dụng ngôn ngữ trang trọng, nên bạn cần nhớ là không bao giờ sử dụng các cách viết tắt trong tiếng Anh.

Ví dụ: Viết I am thay vì I’m, hoặc I will not thay vì I won’t.

PHẦN MỞ ĐẦU - BEGINNING

Hãy bắt đầu bức thư của bạn bằng việc chào hỏi và xưng hô với người nhận.

Dear Mr. A/ Mrs. A/ Miss A

Lưu ý 1: Nếu người nhận là phụ nữ thì hãy dùng Mrs cho phụ nữ đã kết hôn và Miss cho phụ nữ chưa lập gia đình. Còn nếu bạn không chắc chắn về vấn đề này, bạn có thể sử dụng cách gọi sau cũng không kém phần trang trọng:

Dear Sir/ Dear Madam

Lưu ý 2: Nếu người nhận thư là người nước ngoài, bạn hãy gọi họ bằng Last name (Họ). Ví dụ: Bạn gửi email cho một người đàn ông tên là John Doe, hãy viết phần mở đầu là Dear Mr.Doe. Còn nếu người nhận thư là người Việt, bạn có thể gọi họ bằng tên riêng hoặc họ tên đầy đủ. Ví dụ: Dear Mrs. Tran Anh Thu or Dear Mrs. Anh Thu

PHẦN NỘI DUNG CHÍNH - BODY

Nếu bạn đang viết email trả lời cho ai đó: Ví dụ có khách hàng hỏi về sản phẩm của công ty bạn và bạn đang viết email trả lời, bạn có thể viết: Thanks for contacting Beta Media. Hoặc công ty tuyển dụng mà bạn đã nộp hồ sơ vào gửi lại email để xác nhận một số thông tin của bạn, bạn hãy viết: I am very happy to receive your email.

Việc bạn cảm ơn hoặc nói “tôi rất vui khi nhận được email” làm người đọc cảm thấy được trân trọng và được đối xử với một phong cách lịch sự.

Nếu bạn là người chủ động viết email: Bạn hãy thay lời cảm ơn bằng việc thông báo lý do viết email của mình cho người đọc biết. Có thể tham khảo một số mẫu câu sau:

I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of Sale Executive/ to confirm my ticket booking/ to ask for further information about your produces. (Tôi viết thư để đặt phòng khách sạn/ để ứng tuyển cho vị trí Chuyên viên Kinh doanh/ để xác nhận việc đặt vé/ để biết thêm một số thông tin về các sản phẩm của bạn).

I am writing with regard to your registration of Intercontinental Hotel Membership/ to the complaint you made on 21st October. (Tôi viết thư này liên quan đến việc đăng ký Hội viên Khách sạn Intercontinental của quý khách/ để giải đáp những khiếu nại của bạn vào ngày 21/10)

With reference to our telephone conversation on Saturday, I would like to let you know that we will compensate 20% of the product for you. (Liên quan đến cuộc trao đổi trên điện thoại của chúng ta vào Thứ 7, tôi muốn thông báo cho bạn về việc chúng tôi sẽ bồi thường cho bạn 20% giá trị sản phẩm)

Tiếp theo là phần nội dung chính của email: Mọi người luôn muốn đọc email một cách nhanh chóng nên hãy viết ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu. Sau đây là một số gợi ý cho những nội dung email phổ biến nhất mà bạn có thể sẽ cần dùng trong thực tế:

2.1. Making a request/ asking for information

Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin:

Could you please let me know if you can attend our Aniversary Party/ if you are available for a meeting on 19th February? (Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể tham dự bữa tiệc kỉ niệm của chúng tôi/ nếu bạn có thể tham dự cuộc họp vào ngày 19/02?)
I would appreciate it if you could please send me a catalogue/ if you could please reply within two days. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu bạn có thể vui lòng gửi tôi một cuốn catalogue/ nếu bạn có thể vui lòng hồi âm trong vòng 2 ngày).
Please let me know how much the tickets cost and which promotions are currently available. (Làm ơn hãy cho tôi biết giá vé và các chương trình khuyến mại hiện có)

2.2. Offering help/ giving information

Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin

We are happy to let you know that your article has been selected for publication. (Chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng bài viết của bạn đã được chọn để xuất bản)
We are willing to arrange another meeting with the manager. (Chúng tôi sẵn lòng sắp xếp một cuộc họp khác với người quản lý)
Should you need any further information, please to contact hotline 0989.606.366. (Nếu bạn cần thêm bất kì thông tin nào, hãy vui lòng liên hệ hotline 0989.606.366)
We regret to inform you that the flight has been delayed due to bad weather conditions. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng chuyến bay đã bị hoãn bởi điều kiện thời tiết quá xấu)

2.3. Complaining

Phàn nàn

I am writing to expres my dissatisfaction with your customer service/ to complain about the quality of your products. (Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn/ để khiếu nại về chất lượng sản phẩm của bạn)

We regret to inform you that your payment is considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng thanh toán của bạn đã quá hạn quy định)

I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered. (Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về việc công ty sẽ bồi thường như thế nào về những thiệt hại mà chúng tôi phải gánh chịu)

2.4. Apologizing

Thư xin lỗi

We would like to apologize for any inconvenience caused. (Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi đã gây ra)
Please accept our dearest apologies for this delay. (Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi vì sự chậm trễ này)
Please let us know what we can do to compensate you for the damages caused. (Làm ơn hãy cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bồi thường những thiệt hại mà chúng tôi đã gây ra)
I am afraid I will not be able to attend the meeting tomorrow. (Tôi e rằng mình không thể tham dự cuộc họp ngày mai được)

2.5. Attaching files

Đính kèm tệp

I am sending you the contract as an attachment. (Tôi đã gửi cho bạn hợp đồng trong phần tài liệu đính kèm)

Please find attached the file you requested. (Vui lòng tìm tài liệu bạn cần trong phần đính kèm)

I am afraid I cannot open the file you have sent me. (Tôi e rằng tôi không thể mở được các tệp đính kèm mà bạn đã gửi)
Could you send it again in PDF format? (Bạn có thể gửi lại tài liệu ở định dạng PDF được không?)

3. PHẦN KẾT THÚC - ENDING

Trước khi kết thúc và ký tên, bạn hãy viết thêm một trong những câu sau:

Thank you for your patience and cooperation. (Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn)

Thank you for your consideration. (Cảm ơn sự quan tâm của bạn)

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. (Nếu bạn có bất kì câu hỏi hay lo ngại nào, đừng ngần ngại mà hãy cho chúng tôi biết)