Tác phong khi làm việc với người Nhật

Trong công việc, ngoài những kiến thức về mặt chuyên môn thì những kỹ năng làm việc cũng góp phần rất lớn trong sự thành bại của người đi làm. Làm sao để cấp trên, đồng nghiệp tin tưởng, để được giao thêm nhiều việc, để phát triển bản thân, tất yếu phải kể đến thái độ thể hiện trong công việc và trong ứng xử. Trong môi trường làm việc Nhật Bản, thái độ chính là tư thế, tác phong, ứng xử của người lao động. Điều này đặc biệt quan trọng với người Nhật Bản, một dân tộc được cả thế giới ngưỡng mộ về tính kỷ luật và tác phong làm việc chuyên nghiệp.

 

1. Tôn trọng quyết định của nhóm

Nhật Bản là một xã hội luôn nhấn mạnh “Chúng tôi” thay vì “Tôi”. Các quyết định quan trọng thường được thảo luận và chỉ khi có sự nhất trí thì mới được đưa ra. Cũng vì mọi kết quả đều là nỗ lực của cả tập thể nên sẽ không phù hợp khi bạn ngợi khen một cá nhân cụ thể.

Chúng ta học được gì từ đó?

Người Nhật quan niệm thành công là nỗ lực của cả nhóm và không ai có thể tự thành công. Họ nhấn mạnh giá trị của việc mọi người làm việc cùng nhau. Họ ưu tiên một quy trình thảo luận mang tính hợp tác mà đôi khi có thể chậm một chút, nhưng cuối cùng, vẫn đảm bảo được rằng tất cả mọi người đều có tiếng nói chung. Người Nhật hiểu rằng việc đảm bảo mọi phần thưởng được chia đều giữa các thành viên sẽ không làm nảy sinh sự ghen tị, so đo.

2. Học cách nói giảm nói tránh

Người Nhật luôn chủ động hạn chế những tình huống đối đầu. Họ không thích và không bao giờ nói “Không”. Mọi lời nói và phép tắc giao tiếp của họ được phối hợp nhằm tránh gây hiềm khích nơi người nghe.Thay vì đi thẳng vào vấn đề, người Nhật thường gợi ý nhẹ nhàng, nói bóng gió. Đôi lúc, họ nói một cách rõ ràng hơn nhưng rất cẩn trọng để không làm người khác bị phật ý hay tức giận.

Chúng ta học được sự tôn trọng và nhã nhặn không những đối với đối tác mà cả đồng nghiệp. Không gì tệ cho bằng khi chúng ta miệt thị nhau hay tức giận đến “đỏ mặt tía tai” trong các cuộc họp. Tính tự chủ cao của người Nhật giúp cho họ luôn bình tĩnh và không áp đặt ý chí của bản thân lên người khác.

Để đạt được khả năng này, bạn cần dành thời gian lắng nghe cẩn thận lời người khác nói và lời của chính mình. Nhờ đó bạn sẽ nhận ra những dấu hiệu không hay và điều chỉnh trước khi mọi chuyện trở nên tệ hại.

 

3. Đúng giờ là thể hiện sự tôn trọng

Giới công sở xứ hoa anh đào đặt nặng giá trị của “kao”, tức là thể diện. Khái niệm “thể diện” bao gồm niềm tự hào cá nhân, danh tiếng và địa vị xã hội. Bất kỳ một hành động nào có thể khiến cho họ bị mất mặt sẽ bị coi là độc hại trong môi trường công sở, và sẽ bị cực lực phản đối. Để giữ được thể diện, bạn phải học cách thể hiện lòng tôn trọng cao nhất. Cách đơn giản nhất là đến đúng giờ đối với bất kỳ cuộc hẹn nào. Người Nhật thường đến sớm một chút.

Đúng giờ là một thói quen tốt để chúng ta được người khác tôn trọng. Không có gì bất lịch sự bằng việc để cho người khác chờ đợi bạn. Vì thế, bạn hãy sắp xếp lịch trình cho mình một cách hợp lý.

 

4. Duy trì liên lạc

Ở Nhật Bản, gọi điện và hẹn gặp trực tiếp được đánh giá cao hơn rất nhiều so với gửi thư, fax hay email. Dành thời gian để tiếp xúc trực tiếp với đối tác được xem là dấu hiệu của sự tôn trọng họ. Người Nhật rất coi trọng các mối quan hệ làm ăn lâu dài, vì vậy khi làm việc ở đây, bạn cần biết cách duy trì liên lạc qua lại, gián tiếp hoặc trực tiếp.

Người Nhật đưa việc làm quen và tạo dựng mối quan hệ lên một tầm mới bởi họ hiểu được giá trị của chúng.

Nhiều người trong chúng ta cảm thấy khó chịu hoặc tiếc thời gian khi giữ liên lạc với người khác. Chúng ta hạn chế việc trao đổi thư từ nhưng điều đó thể hiện sự thiếu bền chặt của các mối quan hệ. Hãy noi gương người Nhật bằng cách quan tâm hơn tới việc luôn “giữ ấm” cho mọi mối quan hệ công việc của bạn.

 

5. Giao tiếp

Chào hỏi:

Chào hỏi đúng phong cách Nhật. Trong cuộc sống hằng ngày có 3 kiểu chào hỏi sau:

Chào xã giao hằng ngày: Cúi gười khoảng 15 độ.

 

Chào hỏi có phàn trang trọng: Cúi người khoảng 30 độ.

Khi cảm ơn hay cảm tạ ai đó: Cúi người khoảng 45 độ.

Người Nhật có 3 kiểu cúi chào sau đây:

Kiểu Saikeirei: Cúi xuống từ từ và rất thấp là hình thức cao nhất, thê rhieejn sự kính trọng sâu sắc.

Kiểu cúi chào bình thường: Thân mình cúi xuống 20, 30 độ và giữ 2, 3 giây.

Kiểu khẽ cúi chào: Thân mình và đầu chỉ hơi cúi xuống khoảng 1 giấy.

Tư thế khi chào:

Hai tay để bên hông đối với nam và hai tay chồng lên nhau để trước bụng đối với nữ.

Người Nhật chào nhau vài lần trong ngày, nhưng chỉ lần đầu là chào trang trọng còn những lần sau chỉ khẽ cúi chào.

Chào hỏi nhân viên, giáo viên bất cứ khi nào, bất cứ nơi đâu gặp mặt.

Chú ý:

Theo cách của người Nhật ai thấy trước chào trước.

Người nhỏ tuổi, người cấp dưới chào trước.

Cám ơn, xin lỗi:

Biết nói cám ơn, xin lỗi đúng lúc, đúng nơi, đúng việc.

Dám chịu trách nhiệm khi phạm lỗi.

6. Trang phục, vệ sinh

Quần áo: Gọn gàng, sạch sẽ. Chú ý mục đích sử dụng trang phục phù hợp.

Giầy dép: Mang giầy tây, giầy thể thao lịch sự.

Móng tay: Cắt ngắn sạch sẽ.

 

7. Tư thế

Nói: to, rõ ràng.

Đi: Sải chân đều, nhìn thẳng.

Đứng: Thẳng lưng, chân và hai tay để thẳng.

Ngồi: Lưng thẳng, tựa sát ghế, chân khép ngay ngắn.

Phỏng vấn: Ngồi theo thứ tự, xếp ghế gọn gàng. Chỉ ngồi xuống khi được cho phép.

 

8. Ý thức

Thái độ: Tích cưc, khoẻ mạnh, nhanh nhẹn. Thể hiện sự khiêm nhường. Bình tĩnh, biết làm chủ cảm xúc.

Tinh thần: Manh mẽ, quyết tâm.

Nhận lỗi: Biết thừa nhận lỗi của mình, quyết tâm khắc phục và không để tái diễn nữa.

Giờ giấc: Có mặt ở công ty trước giờ làm 30 phút. Luôn đến trước mọi cuộc hẹn 15 phút. Nên sử dụng đồng hồ đeo tay để quản lý thời gian tốt hơn.

 

9. Khuôn mặt

Gương mặt: Luôn tươi tắn, nụ cười luôn nở trên môi.

Ánh mắt: Nhìn thẳng.

Tóc: Nam cắt ngắn. Nữ côt gọn gàng.


Tác phong chuyên nghiệp tạo nên người chuyên nghiệp. Tác phong nghiêm túc tạo nên người nghiêm túc. Chỉ cần hiểu và rèn luyện theo những điều trên đây mỗi ngày, chúng ta sẽ trở nên nghiêm túc và chuyên nghiệp để làm việc với người Nhật hiệu quả và tốt hơn.